Ca làm việc và Kết ca

Mỗi nhân viên thu ngân cần mở ca trước khi bán hàng và kết ca khi kết thúc phiên làm việc để đảm bảo đối soát tiền mặt chính xác.

​

Mở ca

​

Kết ca

---

​

Hướng dẫn In Báo cáo ca & Báo cáo Tồn kho ca

Bitebolt POS hỗ trợ in nhiều loại báo cáo khác nhau khi kết thúc ca làm việc hoặc xem lại lịch sử ca.

​

Tại sao cần các báo cáo này?

• In báo cáo ca (Shift Report): Cung cấp tài liệu giấy vật lý ghi nhận doanh thu thực tế phát sinh trong ca để thu ngân đối soát, ký tên xác nhận bàn giao và nộp kèm tiền mặt về két tổng của nhà hàng.
• In báo cáo tồn kho ca (Shift Inventory): Giúp quản lý hoặc nhân viên ca sau kiểm tra nhanh lượng nguyên liệu tiêu hao lý thuyết so với lượng tồn kho thực tế, phát hiện ngay các chênh lệch bất thường (hư hao, làm sai định lượng hoặc thất thoát).

​

Điều kiện tiên quyết

Trước khi thực hiện, máy in dùng để in báo cáo ca phải được cấu hình trên Portal quản trị:

1. Truy cập: Cài đặt → Thiết bị → Thiết bị in.
2. Chọn máy in thu ngân hoặc máy in kết ca, gán mục đích (Bill Type) là Nhận ca (Shift Report).
3. Thiết lập tùy chọn Tự động in báo cáo ca (Switch chọn tự động in) nếu muốn hệ thống tự động in phiếu khi bấm xác nhận kết ca.

---

​

1. In báo cáo ca (Shift Report)

Báo cáo ca bao gồm báo cáo doanh thu tổng hợp (Total) và báo cáo chi tiết theo sản phẩm (Product).

​

Cách in khi kết ca:

1. Trong quá trình Kết ca, sau khi đối soát và nhập số tiền thực tế trong két, màn hình Tổng kết ca làm việc (Shift Summary) sẽ hiển thị.
2. Chạm vào nút In báo cáo (hoặc biểu tượng máy in).
3. Hộp thoại In báo cáo ca sẽ hiện lên với các tùy chọn:
   • Báo cáo tổng kết ca (Total): In thông tin tổng hợp về doanh thu ca, tổng số đơn hàng, doanh số theo từng phương thức thanh toán (Tiền mặt, Quẹt thẻ, Chuyển khoản…).
   • Báo cáo sản phẩm (Product): In chi tiết số lượng và doanh thu của từng món ăn/đồ uống bán ra trong ca.
4. Tích chọn các báo cáo muốn in (có thể chọn cả hai) và nhấn Xác nhận để in.

​

Cách in lại từ Lịch sử ca (Shift History):

1. Trên ứng dụng POS, truy cập vào menu quản lý ca, chọn Lịch sử ca (Shift History).
2. Chọn ca làm việc đã đóng trong quá khứ cần in lại.
3. Nhấn vào nút In báo cáo và lựa chọn loại báo cáo (Tổng kết / Sản phẩm) để thực hiện in lại.

---

​

2. In báo cáo tồn kho ca (Shift Inventory)

Báo cáo tồn kho ca (Ingredient) giúp thu ngân và quản lý đối soát nhanh lượng nguyên vật liệu đã tiêu hao trong ca dựa trên công thức định lượng món ăn. Lưu ý: Tùy chọn này chỉ hiển thị khi cửa hàng đã kích hoạt tính năng Quản lý kho nguyên vật liệu (Inventory Tracking) trên hệ thống.

​

Các bước thực hiện:

1. Mở hộp thoại In báo cáo ca (khi kết ca hoặc xem lại trong mục Lịch sử ca).
2. Trong danh sách lựa chọn, tích chọn Báo cáo tồn kho (Ingredient).
3. Nhấn Xác nhận để máy in xuất phiếu.
4. Phiếu in ra sẽ hiển thị chi tiết danh sách nguyên liệu, đơn vị tính, số lượng tiêu hao lý thuyết trong ca để nhân viên đối chiếu với lượng tồn kho thực tế trước khi bàn giao ca.

---

​

Hướng dẫn Mở két tiền & Quản lý Tiền mặt trong ca

​

Tại sao cần các tính năng này?

• Mở két đựng tiền mặt: Tối ưu hóa tính bảo mật bằng cách chỉ cho phép két tiền mở tự động khi giao dịch tiền mặt phát sinh hoặc khi có thao tác thủ công được xác thực bởi nhân viên được phân quyền, tránh việc mở két tùy tiện.
• Quản lý tiền mặt trong ca: Cho phép ghi nhận toàn bộ biến động tiền mặt (tiền lẻ đầu ca, rút tiền trả hóa đơn, nạp thêm tiền đổi) để cuối ca hệ thống tự động tính toán số tiền mặt lý thuyết trong két. Điều này rút ngắn thời gian đối soát và phát hiện chênh lệch ngay lập tức.

​

1. Cách mở két đựng tiền mặt (Cash Drawer)

Két tiền quầy thu ngân (kết nối với máy in hóa đơn qua cổng RJ11) được hỗ trợ mở theo hai phương thức:

• Tự động mở khi thanh toán: Khi thu ngân chọn phương thức thanh toán là Tiền mặt (Cash) và bấm hoàn tất giao dịch trên ứng dụng POS, két tiền sẽ tự động mở để cất tiền khách trả và thối tiền lẻ.
• Mở thủ công từ ứng dụng POS: Dùng trong trường hợp cần đổi tiền lẻ cho khách hoặc kiểm đếm đột xuất:
  1. Tại màn hình Quản lý ca (Shift Management) hoặc thanh công cụ chính trên POS, tìm và chạm nút Mở két tiền (Open Cash Drawer - nút màu đỏ có biểu tượng két tiền).
  2. Hệ thống sẽ gửi xung điện qua máy in để mở két ngay lập tức. (Lưu ý: Thiết bị POS và máy in hóa đơn phải được kết nối đúng cách để tính năng này hoạt động).

---

​

2. Quản lý Tiền mặt phát sinh trong ca (Manage Cash in Shift)

Bitebolt POS cung cấp bộ công cụ giúp kiểm soát dòng tiền mặt liên tục trong ca:

• Tiền mặt đầu ca (Starting Cash): Khi Mở ca đầu ngày hoặc đầu ca mới, thu ngân nhập số tiền mặt có sẵn trong két (tiền vốn lẻ chuẩn bị trước ca). Số tiền này làm mốc cơ sở tính toán dòng tiền.
• Rút tiền mặt trong ca (Cash Out / Withdrawal): Dùng khi thu ngân cần rút bớt tiền mặt trong két nộp về quỹ (nộp doanh thu giữa ca) hoặc chi trả các hóa đơn mua ngoài đột xuất:
  1. Tại màn hình Quản lý ca, chọn nút Rút tiền (Cash Out / Withdraw) nằm ở cuối góc phải bảng doanh thu.
  2. Nhập mật khẩu tài khoản thu ngân/quản lý để xác thực bảo mật.
  3. Nhập Lý do rút tiền và Số tiền cần rút (hệ thống có các mệnh giá gợi ý nhanh: 10, 20, 50, 100).
  4. Nhấn Xác nhận (Confirm). Hệ thống sẽ trừ khoản tiền mặt này khỏi tổng két của ca và lưu lịch sử.
• Kiểm đếm tiền mặt trong ca (Cash Count): Để đối chiếu lượng tiền thực tế bất kỳ lúc nào:
  1. Nhấn nút Kiểm kho tiền (Enter Cash Count) trên thanh tiêu đề của màn hình Quản lý ca.
  2. Nhập số lượng từng mệnh giá tiền hiện có trong két.
  3. Hệ thống sẽ tự động cộng dồn và tính tổng số tiền mặt thực tế để thu ngân kiểm tra chênh lệch với số liệu sổ sách hiển thị.
• Đối soát kết ca (Reconciliation): Tại bước Kết ca, thu ngân nhập số tiền mặt thực tế sau khi đếm. Hệ thống tự động so khớp theo công thức: $\text{Tiền mặt sổ sách} = \text{Tiền đầu ca} + \text{Doanh thu tiền mặt} - \text{Tiền mặt đã rút}$ Nếu phát hiện chênh lệch Thừa (Over) hoặc Thiếu (Short), hệ thống hiển thị số tiền chênh lệch để thu ngân giải trình trước khi chính thức kết thúc ca.